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Comment construire mon projet ?

Les différentes étapes 

Pour passer à l’action sans risque, il faut se poser les bonnes questions dès le départ, et dans l’ordre.

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1 – Clarifier l’idée, pourquoi ?

Au départ de tout projet, il y a bien sûr une idée.
Cette idée peut naître d’une discussion entre amis, de l’observation d’un manque, du partage d’un centre d’intérêt, d’une passion, d’une démarche curieuse…
Elle peut se perdre en route, ou vous pouvez la faire vivre !
Voici les étapes que nous vous proposons de suivre.
Clarifier l’idée, c’est transformer une idée, peut-être un peu vague, en un projet clair,
c’est se mettre d’accord sur l’idée de départ, les objectifs et les finalités.

  •  D’où vient l’idée du projet ?

– elle est liée à une passion, une conviction profonde,
– c’est un rêve, une envie,
– c’est un concours de circonstances, une opportunité,
– c’est un défi personnel,
– c’est en lien avec votre projet professionnel…..

  •  Au départ répondez à deux questions : quoi et pourquoi ?

Exemples :
– créer une association et réserver des créneaux de gymnase auprès de la mairie pour permettre à des jeunes de quartier de pratiquer du foot ensemble de manière régulière,
– organiser un festival de musique pour permettre aux familles de se rencontrer et pour dynamiser la commune
– proposer un atelier d’écriture et la construction de jeux avec des enfants de 2 pays pour favoriser un échange et une ouverture culturelle de ces enfants
– organiser un concert avec les groupes de ma ville pour créer une animation pour les jeunes et offrir une première scène à des groupes locaux pour les aider à se faire connaître
– s’organiser en groupe pour vivre ensemble un événement (festival, concert, manifestation sportive, ….).

  • Pour vous aider à répondre à la question : Pourquoi ?

La question «pourquoi »  est en lien avec l’origine du projet.
Elle est déterminante, car elle implique votre motivation.
C’est votre motivation qui vous aidera à franchir les étapes : plus vous serez motivé, plus vous aurez de chances de réussir.
Pourquoi avez-vous choisi ce projet ?
– pour vous rendre utile, aider les autres, défendre une idée,
– pour prendre des initiatives et prouver que vous pouvez y arriver,
– pour être en contact avec un public spécifique (enfants, personnes handicapées,…),
– pour réaliser un projet en commun, avec des amis,
– pour vous faire connaître ou reconnaître,
– pour mettre en pratique vos compétences ou en acquérir de nouvelles….

  • Des petits conseils en plus :

– vous pouvez avoir plusieurs envies, il faut donc prendre le temps de faire le tri entre ce qui est vraiment important et ce qui l’est moins et faire ensuite des choix, prendre des décisions,

– testez votre idée auprès de votre entourage, de vos amis, auprès d’animateurs, de professeurs …Cette phase vous donne un premier regard extérieur pour vérifier si votre idée tient la route,

– rencontrez d’autres jeunes qui ont réalisé un projet similaire pour échanger avec eux. Les expériences des autres apprennent ce qu’il faut éviter et donnent des repères pour la réussite de votre propre projet.

– n’hésitez pas à demander conseil. De nombreux professionnels sont là pour vous accompagner et vous aider à réaliser votre projet. Voir liste « Conseils près de chez moi »

  • Pour terminer cette première étape

Fixez par écrit une présentation synthétique de votre projet, cela permet aux différents membres d’un groupe d’être certains de partager le même projet, et cela facilite la présentation orale.
Voir fiche pratique « Présentation synthétique du projet« 
Et nommez le projet, ce sera en quelque sorte son acte de naissance.

 

2 – Pour passer à l’action

Si votre projet est collectif, des temps réguliers pendant lesquels vous vous regroupez pour avancer, sont indispensables.
Voir fiche pratique Animer une réunion 

  •  Tout d’abord, faites l’état des lieux

A quoi cela sert ?

– à confronter votre idée à la réalité, à l’existant,

– à identifier vos atouts et faiblesses, il est important de les connaître avant de s’engager dans la réalisation.

Quelques questions à se poser :

En quoi votre idée peut améliorer ou apporter une réponse à ceci ou cela ?
Quel est le territoire de votre projet (le département, la commune, la ville, le quartier…) ?
Sur ce territoire, qui fait quoi ? Quels sont les principaux acteurs ?
Pouvez-vous trouver un projet semblable au vôtre ? Pouvez-vous aller y chercher des informations utiles pour votre projet ?
Y a-t-il déjà un projet semblable au votre sur votre territoire. Si oui, devez-vous faire évoluer votre projet ?

Quels sont les moyens dont vous disposez pour réaliser votre projet : les personnes qui peuvent vous aider, le matériel que l’on peut vous prêter, ….
Quels sont les moyens qui vous manquent ? Matériels, humains, financiers…
Quels sont les partenaires possibles (services municipaux, associations, ….), quels sont ceux vers qui vous devez aller en priorité, quelles sont les ressources dont ils disposent qui pourraient servir votre projet ?
Pour réaliser votre projet, y a-t-il des lois, une réglementation à respecter ?

  •  Identifiez vos points forts et vos points faibles

Allez-vous porter le projet seul ou en équipe ?

Si vous êtes plusieurs :
– chacun partage-t-il la même motivation ?
– comment vous répartissez-vous les tâches ?
– qui sera le principal porteur du projet ?
– quelles sont les compétences de chacun ?

Quels sont vos atouts, vos faiblesses ?
– besoins de conseils ou de formations (exemple : apprendre à construire un budget prévisionnel,…)
– temps et disponibilité pour le projet
– moyens matériels déjà disponibles
– soutien d’amis, de la famille, des relations,…

  •  Bâtir le plan d’action : 

Cela vous sert à savoir ce qu’il y a à faire, quand et qui le fait. C’est un pense-bête.

1 – Organiser le travail en grandes étapes, prévoir les activités, les tâches de chaque étape avec un calendrier (dates pour lesquelles vous envisagez de terminer une action et d’en commencer une autre), se répartir des tâches en fonction des compétences de chacun.
2 – Prévoir le fonctionnement au sein du groupe : poser des réunions régulières pour échanger sur l’état d’avancement du projet, sur les nouvelles informations obtenues, adapter si besoin le projet en fonction de difficultés rencontrées ou d’informations nouvelles.

 Voir fiches pratiques « Exemple de planning » et  « Echéancier exemple création expo photos »

 

 

3- Le dossier de présentation : à quoi cela sert et comment faire ?

C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliser votre projet, ce document va vous servir pour démarcher les partenaires. Les décisions d’attribution d’aides sont souvent prises après examen d’un dossier écrit. Ce document vous permet de formuler votre projet de manière organisée afin de le présenter aux financeurs, aux jurys.
Vous pouvez être accompagnés pour la rédaction de ce dossier. Voir liste  Conseils prés de chez moi .

Le dossier de présentation doit être court, clair, synthétique, aéré, vivant, crédible (les informations données doivent être vérifiées).

Des dessins, photos, croquis…peuvent faciliter la compréhension de votre projet.
Si cela vous est possible, travaillez votre projet sur ordinateur pour pouvoir faire évoluer votre dossier au fur et à mesure de votre réflexion et des nouvelles informations.
Ci-dessous, à partir de questions, une trame avec les éléments constitutifs d’un dossier que vous pourrez adapter à votre projet.

  •  Qui ?

Présentation du (des) porteur(s) et de l’origine du projet,
Pas de CV classique mais une petite présentation biographique de chacun des participants avec leurs fonctions, leurs compétences dans le projet, ainsi que la répartition des tâches au sein de l’équipe.
N’oubliez pas d’indiquer les coordonnées où l’on peut vous joindre le plus facilement.

  •  Pourquoi, pour qui ?

Les finalités du projet, et à qui le projet est destiné.
Si cela vous paraît utile à la compréhension du projet, vous pouvez apporter des informations sur le contexte (social, historique, culturel,…)

  •  Quoi, où, quand ?

C’est la description du projet avec un contenu précis
Echéances et lieu de réalisation du projet

  • Comment  réaliser mon projet ?

Quels sont les besoins nécessaires à la réalisation du projet, matériel, ressources, compétences, intervenants extérieurs …

  •  Comment faire connaître mon projet ?

C’est le volet communication, ce que vous avez prévu de faire pour promouvoir votre projet.
Précisez les « outils » utilisés : affiches, radios, réseaux sociaux,….
Quand et où vous diffuserez (sur quel territoire)
Voir § 5 – Comment communiquer sur votre projet.

  •  Qui me soutient ?

Listez les partenaires techniques (prêt ou don de matériel, apports de compétences, …) et financiers déjà impliqués dans votre projet.
Et valorisez-les en précisant leur activité principale et ce qu’ils vous apportent.

  •  Combien cela va coûter?

C’est l’approche financière, votre projet en chiffres : il s’agit d’établir le budget prévisionnel, et comme son nom l’indique ce budget évoluera au fur et à mesure de l’avancée de votre projet et des informations que vous recueillerez, il faut donc le dater pour montrer qu’il est évolutif.
Voir § 4-  Comment construire un budget prévisionnel ?

  • Des petits conseils en plus :

Faîtes relire votre dossier par plusieurs personnes. Elles vous diront si tout est clair et compréhensible.
Soyez attentifs au fond (le contenu du dossier) et à la forme (la présentation)
Prévoyez une lettre d’accompagnement dans laquelle vous présentez brièvement votre projet et ce que vous souhaitez obtenir, cette lettre peut inciter à lire votre dossier.
La réalisation d’un dossier de présentation et sa diffusion ont un coût, vous pouvez le prévoir dans le budget prévisionnel

 
 

4 – Comment construire un budget prévisionnel ?

Un budget prévisionnel est un document qui présente les dépenses et les recettes prévues d’une entreprise, d’une association ou d’une action spécifique.
Pour ce qui concerne un projet, le budget prévisionnel fait apparaître toutes les dépenses et toutes les recettes nécessaires à la réalisation du projet, et évaluées le plus précisément possible.
Il se présente sous forme d’un tableau avec 2 colonnes, une colonne dépenses, et une colonne recettes. Il répond à une règle de base, il doit être équilibré, ce qui signifie que le total des recettes doit être égal au total des dépenses. Il fait donc l’objet d’un suivi permanent pour le modifier en fonction de nouvelles informations obtenues.
Pour exemple :
– Vous aviez prévu une subvention de la commune d’un montant de 1000 euros, et il vous a été accordé 700,00, vous allez soit réfléchir comment diminuer les dépenses de 300,00 euros, soit envisager une autre recette pour un montant de 300,00 euros.

Voir fiches pratiques « Budget_prévisionnel exemples »

N’oubliez pas que des personnes ressources peuvent vous accompagner pour construire votre budget prévisionnel. Voir liste « Conseils prés de chez moi » 

  •  Les dépenses :

Listez tout ce dont vous avez besoin pour réaliser votre projet et chiffrez : achats ou locations, ….
N’oubliez pas de mentionner les frais de fonctionnement : téléphone, courrier, déplacements, assurances, photocopies, ….
Pour chiffrer ces dépenses faites établir des devis, ou consultez internet ou des catalogues et faîtes des copies pour apporter la preuve des prix indiqués dans votre budget.

  • Les recettes :

Réfléchissez à tous les moyens que vous avez pour collecter des financements (apport personnel, aides en nature, subventions, bourses, ventes, ….) gardez ceux qui vous paraissent possibles et ceux qui sont déjà acquis, listez les dans la colonne correspondante.
N’hésitez pas à faire apparaître dans cette colonne des recettes prévues mais non acquises pour équilibrer votre budget, car ce budget est prévisionnel !
N’oubliez pas d’indiquer la part de financement personnel, et les recettes prévues ou déjà collectées à l’occasion d’actions d’auto financement . Voir  » Comment financer mon projet ». Celles ci sont souvent appréciées par les organismes de soutien, par les partenaires car elles montrent votre motivation.
Vous devez tout faire apparaître, y compris la valeur de moyens qui sont mis à votre disposition : pour exemple prêt d’une salle, de matériel, …

 
 

5 – Comment communiquer sur votre projet ?

Toute démarche de projet est une démarche de relations et d’interactions avec les autres et avec l’environnement.
La communication de votre projet est une question importante qu’il ne faut ni sur-estimer ni sous-estimer. C’est l’art de convaincre vos interlocuteurs, mais cela regroupe aussi diverses actions qui constituent le quotidien d’un montage de projet : prendre son téléphone, rédiger un courrier, organiser une réunion, présenter son projet oralement, réaliser des outils de communication, …

  •  Se préparer à rencontrer des partenaires

Avant tout il faut évidemment bien connaître votre projet, et recueillir des informations avant le rendez-vous sur votre interlocuteur : en quoi il peut vous aider, et en quoi votre projet peut l’intéresser. Pour vous faciliter la présentation de votre projet et donner une image du sérieux de votre projet, vous pourrez préparer et vous appuyer sur un support papier ou diaporama (à condition de bien le maîtriser).
De même une simulation d’entretien avec un animateur professionnel – Voir liste « Conseils prés de chez moi »  vous permettra d’anticiper certaines situations ou questions.

  •  Présenter son projet lors d’un entretien

On peut vous demander de défendre votre projet au cours d’un entretien avec un financeur, ou devant un jury. Ne voyez pas cela comme une épreuve, ni comme un oral d’examen, c’est au contraire une occasion de montrer votre motivation : c’est un point essentiel pour le jury.
Si vous êtes un groupe porteur d’un projet, n’hésitez pas à venir en groupe, le jury sera sensible à la détermination du collectif.
Que vous soyez seul ou en groupe, la présentation d’un projet dure environ 20 minutes, il est important de préparer ce que vous voulez dire. Si vous êtes plusieurs, répartissez-vous la prise de parole et rappelez-vous que motivation et sincérité sont des atouts essentiels.

  •  Créer des outils de communication adaptés

Au préalable, vous devez bien définir à qui vous voulez vous adresser :
– aux jeunes : quels jeunes, des étudiants, des collégiens, des ruraux,…
– au grand public, les familles, les adultes, …
– à des partenaires, des institutions, ….
et vous pourrez ainsi élaborer le message, qui devra être adapté dans la forme et le contenu au public visé.

Ensuite vous choisirez les moyens de communication les plus appropriés : quels supports ? et Combien ?
– création de documents d’information, dépliants, flyers, affiches…(prévoir exemples d’affiches ou flyers)
– création d’un site Internet, d’un blog (plus simple qu’un site)…
– diffusion par les réseaux sociaux : facebook, twitter,…
– ou par les médias locaux : radio locale, radio étudiante, télévision locale, …
– information directe auprès des acteurs de terrain, associations, …
– création d’événements dans l’espace public, sur une place, …ou à la porte des établissements scolaires,…

Quel que soit le support, faîtes le choix de la simplicité et de la  » lisibilité « , ce qui ne vous empêche pas d’être créatif.
Vous avez choisi les supports (dépliants, affiches, radio, ….) les modes de diffusion (envois, dépôts, mailing, …) et les quantités, il ne vous reste plus qu’à réfléchir au moment le plus opportun (ni trop tôt, ni trop tard) pour la diffusion. (prévoir liste de lieux de diffusion)
Et vous aurez ainsi élaboré un vrai plan de communication !

 
 

6 – Des pistes pour rechercher des partenaires financiers

Voir  rubrique « comment financer mon projet ?»

 
 

7 – Evaluer et valoriser le projet

Des mises au point sont nécessaires tout au long de la réalisation du projet, des temps de réunion d’évaluation doivent être envisagés aux différentes étapes de réalisation. Ils permettent de mesurer l’écart entre ce qu’il était prévu de faire et ce qui se réalise afin de réajuster si nécessaire. Ils seront complétés par des échanges d’information par le biais d’appels téléphoniques ou de mails.
De plus, prévoyez et préparez la valorisation du projet tout au long de sa réalisation en gardant des traces : photos, vidéos, articles de presse, …

  •  L’évaluation, à quoi cela sert ?

A prendre du recul par rapport au projet.
Les objectifs ont ils été atteints (pas du tout, partiellement ou en totalité)? Quelles sont les erreurs à ne plus faire ? Quelles ont été les difficultés rencontrées? Pourquoi ?
Et bien sur, qu’est ce qui a marché ? Quelles sont les réussites à reconduire? Quelles sont les améliorations qui peuvent être apportées ?
Cela vous permettra ainsi de démontrer votre capacité à tirer les enseignements de votre expérience et donc à conserver la confiance de vos partenaires, pour qu’ils vous donnent les moyens de continuer, et mieux!

  •  L’évaluation finale : comment faire ?

Au-delà de votre propre ressenti et des observations que vous aurez faites, il est utile de prendre en compte le point de vue du public visé par votre projet, cela peut se faire par l’intermédiaire d’une petite enquête de satisfaction (soit recueil de paroles, soit document écrit). Si votre projet concerne une manifestation, pensez à recueillir des informations au moment de son déroulement : nombre de personnes, tranches d’âge, durée de la manifestation….
Avec ces différentes informations, vous pouvez organiser un temps de réunion. Prenez le plan d’action que vous aviez élaboré au début du projet, étape par étape, activité par activité, analysez les écarts entre les objectifs que vous vous étiez fixés et la réalisation, essayez de comprendre autant les conditions de réussite que les raisons des échecs.
Notez avec des + ou des -, ce qui vous a paru le plus facile, le plus difficile, ce qui vous a donné satisfaction ou au contraire, désagrément. Notez ce que vous avez découvert par vous même, appris à faire tout seul, ce dont vous êtes fiers.
Tous les éléments de suivi du projet peuvent composer un bilan écrit, que vous pourrez agrémenter de photos, articles de presse, …Envoyez-le à vos partenaires, accompagné d’une lettre de remerciement.

Sources utilisées pour réaliser ce document :
 » Faites germer vos idées ! » Les éditions du CRIJ Centre
« Guide du porteur de projet  » Les Guides pratiques d’ANIMAFAC
« Réalisez vos projets » Centre Régional Information Jeunesse Bretagne »
« Guide méthodologique de la conduite de projet » Envie d’Agir